A vida é um grande evento!

Lembra-se de quando assistiu a Copa do Mundo junto com seus pais ou filhos? Dos Congressos que te qualificaram para a sua paixão profissional? Da Feira que apresentou pessoas com as mesmas afinidades? Dos shows, teatros, bares, baladas, onde conheceu uma pessoa até hoje presente na sua vida? Festa de aniversário e casamento?

Somos 25 milhões de profissionais que atuam no setor de Eventos; criativos, empreendedores, lotados de propósitos e apaixonados por suas missões.

No Brasil, são realizados 590 mil eventos por ano, 1.600 por dia, representamos cerca de 13% do PIB nacional.

O Brasil acontece em seus eventos, reunindo pessoas e comunidades.
Levamos desenvolvimento, prosperidade econômica e esperança com a missão de fazer sorrir, ampliando laços e compartilhando valores e culturas através do relacionamento humano.

Reclusos dentro de nossas casas há tanto tempo repensamos valores, ideais, forma de vida e tentamos entender o que será o NOVO.

A Sociedade se adapta!
No momento que não podemos encontrar presencialmente, começamos (ou melhor, aumentamos) os encontros virtuais.

São reuniões de trabalho, aulas online, chat com família e amigos, praticamos a nossa fé, assistimos palestras em Webinars, debates nas Lives, e shows dos artistas que gostamos, sem sair de casa.

Lives de conteúdo com milhares ou centenas de milhares de espectadores, promovidas por pessoas que atuam fortemente no Digital enquanto as Lives musicais atingem milhões de espectadores simultaneamente. Muitas delas com forte apelo social, pois nos oferecem a opção de doar dinheiro a quem realmente precisa.

A Netflix já nos mostrava que havia mudado a forma de consumir conteúdo. Os canais de televisão não mais nos atraiam justamente por não permitir escolher o que assistir quando quiséssemos.
Em outras palavras, a grade da programação não foi estipulada por nós.

O setor de eventos também passa por enorme transformação!

Eventos são encontros, promovidos por diferentes players (empresas, associações, governos, famílias e amigos) por diferentes razões (confraternizar, aprender | ensinar, celebrar, praticar a fé, divertir, entreter, motivar, surpreender, etc). Além dos eventos presenciais, entram em cena agora os eventos virtuais e os eventos híbridos.

Conceitualmente, as diferenças estão apresentadas abaixo:

• Presencial – Eventos que acontecem com 100% das pessoas presentes no local do evento. Considere pessoas os participantes, os palestrantes, expositores e todos os envolvidos na execução do evento.
• Hibrido – Eventos que acontecem parte presencialmente e parte virtualmente. Sejam com participantes à distância, seja com palestrantes à distância.
• Virtual – Eventos que acontecem 100% das pessoas participando virtualmente por meio de tecnologias digitais.

FONTE: “Eventos Digitais Híbridos & Virtuais”, MARTIN, Vanessa e LISBOA, Robson

Nada disso é novo.
Anos atrás, encontros presenciais já contavam com a opção do participante assistir por transmissão em Streaming. O que mudou nesse período de Pandemia foi a velocidade da transformação.

Estamos sendo convidados para realizar agora o que já sabíamos que seriam as novas demandas. Esse será o grande desafio dos eventos, quais sobreviverão diante de tamanha mudança? Quantos saberão montar uma estratégia assertiva e vencedora que insira o virtual fortalecendo e complementando o evento presencial?

Estou certo que os leitores dessa Revista já participaram dos eventos promovidos pela REBOB, pelo FNCBH, pela ABRHidro, pela ABAS, ABES e tantas outras entidades que atuam no setor da água no Brasil. Muitos deles tive a honra de organizar durante meus 24 anos de vida profissional em organização de eventos.
Neste tempo, lembro-me de ter presenciado grandes momentos: estudantes emocionados e trêmulos ao notarem que na plateia de suas apresentações estavam profissionais que eram as grandes referências; apresentação de startup dizendo o quanto as suas soluções seriam relevantes para determinada Companhia de Saneamento sem saber que o Presidente da Companhia os assistia; amigos do setor que conheci enquanto estudavam e que agora são grandes professores e profissionais; o olhar das crianças quando estavam próximos de entrar na Vila Cidadã do 8º Fórum Mundial da Água, dentre tantos outros. Esse olhar das crianças não seria o mesmo se a Vila Cidadã fosse realizada somente em plataforma digital. A emoção do encontro presencial não pode ser replicada virtualmente.

O que deve mudar nos eventos de água daqui para frente?

Pesquisas

Não se assuste se for convidado a preencher pesquisas a respeito do que espera assistir dentro dos eventos que lhe enxergam como público alvo potencial. Impossível entender que nos dias de hoje 15 ou 20 membros do Comitê Organizador e Científico saberão o que cerca de 1.000 participantes esperam assistir. A co-construção é palavra de ordem.

Estratificação de público alvo

Em um mesmo evento, diferentes públicos.
Por exemplo, no setor da água, minimamente temos:

Em cada um desses grupos, diferentes públicos. Os objetivos que levam Professor Universitário a um evento são diferentes do Diretor de empresa fabricante de equipamentos para o setor.

Veja que nem todo evento deve ter por obrigação reunir todo esse grande grupo, alguns podem querer segmentar, o que é extremamente válido, a estratificação poderá esclarecer quem é o público Core, Adjacente ou Incipiente (figura 3).

O objetivo de todo promotor é que na edição seguinte o público Adjacente se torne Core e o Incipiente se torne Adjacente.

Veja ainda que de todos esses, quando pensamos em eventos híbridos, o público Core necessariamente precisa estar presente. Já para os demais pode ser facilitada a participação remota.

Muitos imaginam que o futuro será de eventos presenciais menores, particularmente discordo. Eventos organizados com estratégia continuarão a crescer.

Ativação por público alvo

Depois de estratificar o público alvo, criar ações de comunicação customizadas para impactar cada grupo e distribuir nos diferentes meios para fazer com que a Comunicação chegue. Até pouco tempo atrás, a mesma peça era enviada a todos. Os argumentos de convencimento serão trabalhados de forma customizada, por grupo.

Digital em eventos

Digital em eventos é não pensar puramente em tecnologia(s), mas entender que uma estratégia digital precisa de todos os componentes para que seja assertiva.

Mantive os impressos propositalmente, pois não concordo que devemos abandonar ideias e formas simplesmente por acharmos. Enquanto houver uma ou mais pessoas importantes para o evento que prefiram impressos, que sejam produzidos e enviados. O foco dos promotores é na experiência do usuário e não naquilo que ele acredita e defende.

Recomendo que os aplicativos estejam no centro justamente pela capacidade de entrega, maior que todos os outros meios.

Outro item que vale destacar é que o Digital costuma ser muito mais barato que os meios de comunicação que utilizávamos. Montar a estratégia integrada e convergente é o grande desafio.

Networking intencional

Sabe aqueles encontros que aconteciam por sorte dentro dos eventos, deixarão de ser por sorte e serão agora provocados de forma intencional.

Aumento da vida útil do evento
ONLINE | PRESENCIAL | ONLINE

Os eventos já não mais iniciarão no primeiro dia e não se encerrarão no último. As discussões começarão previamente, cerca de 4 meses antes do evento em plataformas digitais (Whatsapp, Telegram ou Aplicativos principalmente), acontecem de forma presencial durante o evento e voltam ao digital tão logo se encerre para que continuem até a próxima edição.

Bleisure

Participantes que viajam horas aos destinos onde o evento se realiza, querem ter tempo para participar mas também de conhecer, fazer turismo. O networking e os negócios acontecem não só no evento, mas também em almoços, jantares e bares, é hora de confraternizar com seus pares. Não parece mais tão produtivo iniciar eventos tão cedo ou acabar muito tarde desconsiderando que essa vida noturna existe.

Gamificação

Os eventos tendem a se tornar mais gamificados, os convidando para interagir postando, curtindo e compartilhando, trocando contatos, conhecendo os patrocinadores e expositores, respondendo a quizzes, desafios relâmpagos dentro dos aplicativos dos eventos. Tudo isso gerará pontos aos inscritos e premiações serão oferecidas aos que mais interagirem.

Maior presença de patrocinadores e investidores na construção e no conteúdo.

Certamente não serão convidados para apresentações comerciais, mas sim para participarem do debate técnico. Podem agregar muito.

Sustentabilidade

Em todos os pilares; social, ambiental e econômico. Não há recursos para desperdiçar, melhor questionar bastante para entender o que as pessoas esperam e se propor a entregar esse evento aos inscritos. Coerência é palavra de ordem.

Feiras Virtuais durante o ano todo

As Exposições Paralelas aos eventos que participa terão suas versões online, assim aquele estande que não visitou durante o evento poderá ser visitado durante todo o ano.

Impactar a Sociedade

A Sociedade se interessa cada vez pelo tema da água, engajá-los com a causa é nossa obrigação. Um bom exemplo foi a Vila Cidadã do 8º Fórum Mundial da Água, evento que tive a honra de ser o Diretor Operacional, que contou com 110 mil visitantes. Bastou mostrar para a Sociedade que eram o nosso público alvo e apresentarmos o tema de forma envolvente que todos vieram.

Mensuração dos impactos

Eventos impactam o setor e os destinos onde são realizados, mudam a vida das pessoas, geram rendas, divisas e aumentam discernimento. Fundamental que os resultados sejam mensurados para que o processo de organização seja sempre evolutivo e constante.
Evento é ciência exata !

SOMOS TURISMO, ECONOMIA, CULTURA, ENTRETENIMENTO, SUSTENTABILIDADE, DESENVOLVIMENTO REGIONAL E ECONÔMICO.

Há um grande paralelo entre eventos e a vida, título desse artigo.

Regularmente, buscamos fazer uma avaliação de tudo que aconteceu em nossas vidas.

Do que ocorreu de ruim, devemos tirar as lições, mas nunca nos arrepender do que fizemos e sem dúvida, lutar o dobro para acertar nas próximas oportunidades.

Do que ocorreu de bom, devemos repetir e nos desafiar para identificar como seria a perfeição daquele acerto, isto é, como o que já é bom pode se tornar cada vez melhor.

Isso é a vida!
Isso também é a essência da organização de um evento!
Aproveitemos esse grande evento que é a vida!